飛行機費用を出張経費にするのに大切なこと

飛行機で始めて出張に行ったときに予約の仕方を誤ってしまって経費にできないトラブルに陥りました。そのときの経験から必ず会社の経理担当に確認してから適切な方法で航空券を手配するようにして失敗を回避しています。

会社の命令で行くなら出張経費にする

飛行機の予約をするタイミングとして会社から出張命令が下されたときというのはよくあるでしょう。
会社に就職して初めて飛行機での出張を言い渡されたときに、自分で航空券を手配して行くことになりました。そのときにいつも自分で旅行手配をするときと同じようにして、インターネットを利用して格安航空券を手配して行ってしまったのですが、最終的に立替払の精算をするときに経費にできない状況に陥ってしまったのです。

予約をインターネット経由で行って必要書類が整えられなかったのが問題でした。見積書、旅程表、領収書、航空券の半券かそれに相当するものを揃えるように社内規定に書いてあったのに気づかなかったのが失敗の原因だったのです。

経理に相談して以降は解決

そのときは結局自腹になってしまいましたが、一度失敗したお陰でそれ以降は確実に経費にすることができています。予約手配の方法について経理に聞いたところ、旅行代理店を通せば確実だという話だったのでそれに従って出張手配を行っているのが現状です。

旅行代理店に航空券の手配をしてもらうのはやってみると簡単であり、電話をかけていつどこに行って、いつ帰ってきたいのかを伝えれば候補を挙げてもらえます。特にいつも利用している代理店では、それだけ告げればその日のうちに一覧をメールで送ってきてくれるので、それに返信をするだけで手配は終わってしまいます。
必要な書類も正しく準備してもらえるので心配はなく安心して利用できています。

ネット予約でも書類は揃うと判明

今はもう旅行代理店を利用するのに慣れているので出張のときにインターネットを使って予約はしていませんが、同僚がインターネット予約を利用していると知って話を聞いてみました。

すると、予約の際に出てくる旅程画面を旅程表代わりとして扱ってもらえたり、サイトの運営側に問い合わせると見積書や旅程表を発行してくれたりするという事実がわかったのです。予め知っていれば自分も最初の出張を自腹にせずに済んだのにと悔しいが、初めてのことなのに自分で全てを解決しようとしたためだと自分に言い聞かせています。
利用すると確実で便利ですが、24時間いつでも予約できるメリットがあるネット予約でも問題なく書類は整うのです。