簡単で役に立つビジネスツアー

簡単で役に立つビジネスツアー

国内出張に行くときに経費を削減するようにと上層部からの指示を受けていたので安くて簡単な方法を探すことにしました。

飛行機を予約する必要があったのですが、旅行に行くのと同じ方法で取ろうとして踏みとどまった結果として巡り会えたのがビジネスツアーでした。

安く予約するための格安航空券選び

国内旅行に行くときにはいつも飛行機の予約は早期割引を利用していました。
航空会社によってタイミングは違いますが、二ヶ月程度前までに購入まで済ませてしまえば破格で航空券が手に入ります。大抵は旅行の場合には出発日も旅程も決まっていたので、これを利用するのが手軽で最安だという認識を持っていました。

出張のときにも同じように手配しようと思ったのですが、出張が決まったときには既に一ヶ月を切っていたので早期割引ではそれほど安くならないとわかったのです。それでも正規料金よりは安いから良いかとも思ったのですが、上層部からの節約のお達しのことを考えるともう少し安く行ける方法はないかと模索してみる気力が湧いてきました。

ビジネスツアー予約が安くて簡単

出張に行くと決まってから調べて見つけたのはビジネスツアーでした。ホテルと航空券がセットになっているものであり、比較的安めで交通の便が良いビジネスホテルが同時に予約できるのが魅力的な点です。

計算してみると金額的にもその時点で航空券とホテルを別々に予約するよりも2割程度安くなることがわかり、これを利用するのが最適だと感じました。航空券だけ予約するとまた別にホテルを予約して、出張の度にそんなに手間はかけたくないと考えていたので、それ以降はずっと飛行機を利用する出張のときにはビジネスツアーを利用しています。

ツアーに申し込むだけで出張準備が整うという点でとても手軽な方法と言えるでしょう。

早い方が安いのはビジネスツアーも同じ

ビジネスツアーを申し込むときにも早い方が良いということはその後も利用を続けたことでよくわかりました。
飛行機の予約と同じように早期割引があるツアーもありますが、それよりも繁忙期に近いと通常の旅行客も利用するようで候補が減ってしまうからです。特にホテルの選択肢が減ってしまったり、指定できる飛行機の出発時刻が限られてしまったりすることがよくありました。

かなり出発日が近くなってからもいくつかは候補で見つけられることが多いので利用価値は高いのですが、出張が決まったらすぐに予約した方が良いというのが実感です。
ただ、ビジネスツアーを利用すると決めてしまっておくと本当に手間がかからずに経費に負担をかけないで済むのは嬉しい点でしょう。

出張に向けて変えた検索サイト

出張に向けて変えた検索サイト

学生時代からずっと同じ飛行機の検索サイトを利用して便を選んで予約していました。しかし、社会人になって出張のための航空券を予約することになって他の検索サイトを利用しなければならないことに気づいたのです。

学生時代に選んだ検索サイトの特徴

飛行機で旅行に行くのは学生時代からよく行っていたことであり、国内でも海外でも同じ検索サイトを利用していました。使い勝手の良さと安さがそのサイトの魅力です。
発着時刻まで細かく決めて検索をかけられるので、自分の考えている日程に合わせてフライトを選びやすいのが最大の魅力であり、そのまま予約サイトにリンクがつながっているので購入するまでの手続きも簡単でした。

また、他のサイトに比べたメリットとしてしばしばクーポンが提供されて安くフライトを予約できるというメリットがあったのです。しかし、出張をする段階になって問題になったのは領収書が発行されないという点でした。その分のコストカットをしている検索サイトだったのです。

領収書が発行されるサイト選び

出張で必要になった航空券の費用を支給してもらうためには領収書が不可欠なのが私が勤めている会社のルールです。
むしろそれがないと出張そのものが成立しなくなってしまうので、飛行機での出張のときには注意しなければなりませんでした。新人のオリエンテーションの時点でそれを伝えられていたので失敗はしませんでしたが、使い慣れた検索サイトから他に切り替えなければならなかったのは事実です。

調べてみると他のサイトではほとんどのケースで領収書が発行されるとわかりました。そのため、特に悩む必要もなく検索のしやすさを優先して検索サイトを選んで利用しています。クーポンの発行はないので安くはなりませんが、それは出張だから良いという判断にして諦めました。

手を抜きたいからこそ利用する旅行会社

会社が費用を持つという視点ができてからは、検索サイトすらも使用しなくなりました。安くて想定した時間通りのフライトを検索するにはそれなりに骨が折れるので、毎月のように出張に行っていると面倒に感じるようになったのです。

同僚に相談してみたところ、彼は旅行会社を利用しているということがわかりました。電話かメールで連絡すればすぐに対応してもらえて、一つか二つ程度の候補を挙げてくれるので簡単に決められます。

自分でしっかりと他と比較しているわけではないので本当に安いのかどうかはわかりませんが、わずか数分の手続きで飛行機の予約が終わり、領収書も確実に発行されるのが魅力です。手を抜きながら確実な予約ができるので最近は専ら旅行会社に依頼して予約しています。

初めての飛行機出張を選んだときのミス

初めての飛行機出張を選んだときのミス

毎月のように出張に出かけていたものの飛行機を利用するのは初めてでした。プライベートでも予約を取ったことがなかったので旅行代理店に行って手配をしてもらうことにしましたが、そのときに重大なミスを一つしてしまったのです。

よく調べずに行った飛行機予約

出張を命じられて初めて飛行機の予約を取るときには自分で行うのが不安だったので旅行代理店に行きました。オンライン予約ができることは知っていましたが、取るのに失敗してしまうリスクがあると考えて、出張だということを告げて旅行代理店で一通りの手続きをしてもらったのです。出張の予定は決まっていたので、その場でフライトを決めてしまい、料金も支払ってチケットの発行も終えました。領収書もしっかりと手に入れたので事務手続き上もこれで問題はないと安心していましたが、トラブルはやってきたのです。相手先の都合があって飛行機を変更しなければならなくなりました。一日早く到着して打ち合わせをする必要が生じてしまったのです。

チケットの予約の変更ができない

飛行機のチケットを既に発券してしまっていたことに加えて、早めの予約で割引価格になっていたのでもともと予約の変更ができないちけっとになっていました。そのため、一日早く行こうとするとキャンセルして新たに飛行機の予約をし直さなければならないとわかったのはそのときです。旅行代理店で話をしたときにも予約の変更はできませんと説明されていたので、今更変更はできないだろうとは思っていましたが、念のため電話をかけてみたもののあえなく断られてしまいました。チケットの変更ができないのが当然だろうという思い込みがあってこのような選択をしてしまいました。しかし、実際には直前まで発券しなければ予約変更ができるものもあってミスをしたと感じたのです。

事務手続きで処理してもらえてセーフ

自腹でチケットを取り直して出張しなければならないのではないかと焦りました。予め予約変更ができるようにしておいてチケットをぎりぎりに発券すれば良かった話だからです。しかし、事務に相談してみたところ、相手方の理由で想定できなかった出張の変更という扱いにしてキャンセル料を含めて経費で処理してくれるということになって安心しました。会社には負担をかけてしまいましたが、あらためて旅行代理店に行ってキャンセル手続きと新しい予約をして無事に出張に行くことができたのです。そのときには既に出発が近かったので予約の変更ができるチケットしか販売していませんでした。今度出張に行くときには変更できるチケットを手配して柔軟に対応できるようにしておこうと思っています。

飛行機の出張予約で失敗しない方法

飛行機費用を出張経費にするのに大切なこと

飛行機で始めて出張に行ったときに予約の仕方を誤ってしまって経費にできないトラブルに陥りました。そのときの経験から必ず会社の経理担当に確認してから適切な方法で航空券を手配するようにして失敗を回避しています。

会社の命令で行くなら出張経費にする

飛行機の予約をするタイミングとして会社から出張命令が下されたときというのはよくあるでしょう。
会社に就職して初めて飛行機での出張を言い渡されたときに、自分で航空券を手配して行くことになりました。そのときにいつも自分で旅行手配をするときと同じようにして、インターネットを利用して格安航空券を手配して行ってしまったのですが、最終的に立替払の精算をするときに経費にできない状況に陥ってしまったのです。

予約をインターネット経由で行って必要書類が整えられなかったのが問題でした。見積書、旅程表、領収書、航空券の半券かそれに相当するものを揃えるように社内規定に書いてあったのに気づかなかったのが失敗の原因だったのです。

経理に相談して以降は解決

そのときは結局自腹になってしまいましたが、一度失敗したお陰でそれ以降は確実に経費にすることができています。予約手配の方法について経理に聞いたところ、旅行代理店を通せば確実だという話だったのでそれに従って出張手配を行っているのが現状です。

旅行代理店に航空券の手配をしてもらうのはやってみると簡単であり、電話をかけていつどこに行って、いつ帰ってきたいのかを伝えれば候補を挙げてもらえます。特にいつも利用している代理店では、それだけ告げればその日のうちに一覧をメールで送ってきてくれるので、それに返信をするだけで手配は終わってしまいます。
必要な書類も正しく準備してもらえるので心配はなく安心して利用できています。

ネット予約でも書類は揃うと判明

今はもう旅行代理店を利用するのに慣れているので出張のときにインターネットを使って予約はしていませんが、同僚がインターネット予約を利用していると知って話を聞いてみました。

すると、予約の際に出てくる旅程画面を旅程表代わりとして扱ってもらえたり、サイトの運営側に問い合わせると見積書や旅程表を発行してくれたりするという事実がわかったのです。予め知っていれば自分も最初の出張を自腹にせずに済んだのにと悔しいが、初めてのことなのに自分で全てを解決しようとしたためだと自分に言い聞かせています。
利用すると確実で便利ですが、24時間いつでも予約できるメリットがあるネット予約でも問題なく書類は整うのです。